Tip 105 - Groeperen op inhoud in Excel

Eigenlijk kom ik via een omweg tot deze tip. In een vorige tip legde ik al eens uit hoe je je adresbestand vanuit Outlook Express of vanuit Windows Live Mail kan exporteren naar een Excel bestandje. Nu kan je in deze programma's ook groepen aanmaken met b.v. vrienden, familie, wijk, leveranciers etc. Nu kreeg ik de vraag of je na het exporteren uit dat Excel bestand een groep kon selecteren of als je enkel een groep vanuit Outlook Express of Windows Live Mail kan exporteren. Op het laatste moet ik helaas negatief antwoorden. Dat kan niet. Ook uit het Excel bestand kan je ze niet halen, tenzij je zelf eerst de groepen naast de e-mail bestanden zet. En dan gaat dat alleen nog maar als een e-mail adres niet tot verschillende groepen behoort.

Ik zal je tonen wat ik bedoel. We hebben onze e-mail adressen geëxporteerd naar een Excel bestand. Ik heb dat b.v. enkel gedaan met de Naam en het E-mail adres om het een beetje overzichtelijk te houden. let wel : dit is een volledig fictieve lijst van adressen, die je hieronder ziet. Maar je kan gemakkelijk de jouwe in de plaats zetten natuurlijk.

Ik heb hier een aantal garages, winkels en restaurants door elkaar staan. De groepen zal ik er nu zelf manueel moeten aan toevoegen. Als je er redelijk veel hebt kan je ook met afkortingen werken of zelfs met cijfers. Ik vul nu in de derde kolom voor elk adres de groep in.

Nu bestaat er een functie in Excel die ervoor kan zorgen dat je enkel nog de lijnen ziet van één bepaalde groep. Daarvoor ga je als volgt tewerk. Je klikt het veldje met de titel Groep aan. Dat is dus veld C1 in ons geval. Dan klik je er rechts op, in het menuutje dat opent ga je met je muis op Filteren staan en daarna klik je op Waarde van geselecteerde cel gebruiken voor filter.

Niet verschieten wanneer je daarna helemaal niets meer te zien krijgt en enkel nog de titeltjes ziet staan. Als je goed kijkt, zie je wel dat er naast iedere titel nu ook een vinkje staat.

We klikken op het vinkje naast Groep en dan zien we dat er een nieuw menuutje verschijnt. En onder Tekstfilters zien we zowaar onze groepen weer opduiken. Ik heb hier alvast Toprestaurants aangevinkt. Daarna druk je op ok.

Het resultaat van onze ingreep kan je hieronder bewonderen. We krijgen nu enkel de lijnen te zien voor onze groep met Toprestaurants. Je ziet aan de nummering links vooraan dat je b.v. daardoor van lijn 6 naar lijn 9 springt.

Nu kan je al de lijnen van die groep selecteren en kopiëren naar een ander bestand. Zo hou je alleen de e-mail adressen van die specifieke groep over. Missie geslaagd, maar dan alleen met een serieuze omweg en extra werk omdat Microsoft misschien zijn huiswerk ietsje beter had moeten doen voor het exporteren van e-mail adressen.

- - - - - - - - - - - - - - - -
Muziek tijdens schrijven : Luc van Acker - The Ship

Duizendpoot Luc van Acker was deze week in Belpop op Canvas. Ik heb het opgenomen maar moet er nog naar kijken. Ondertussen botste ik gisteren toevallig op de agenda van de Ancienne Belgique en daar zie ik dat hij volgend jaar in het kader van hun Rewind project zijn album 'The Ship' volledig speelt. Kaartjes liggen al in 't bakske ! En als je denkt dat je hem niet kent, dan Google je maar eens op Zanna Anna en dan klik je op het eerste Youtube filmpje dat je tegenkomt. Jawel, één van de beste Belgische nummers ooit gemaakt. Zie je wel, dat je het kent. Meneer speelde trouwens ook bij Arbeid Adelt. Maar hij heeft heel wat meer in zijn mars. Luister maar eens naar Rain dan krijg je wel een iets minder lieflijk geluid te horen dan Zanna. En ja, mocht je geinteresseerd zijn, Anna Domino zal van de partij zijn in de AB !

Bovenaan in de rechter kolom bij 'muziek van de week' kan je telkens een nummer beluisteren van de muziektip.
- - - - - - - - - - - - - - - -
Citaat van de week
Ik kwam vandaag op deze vreemde site, waar iedereen iets kan posten in een soort brief formaat : http://dearblankpleaseblank.com/. Een voorbeeldje :

"Dear Yahoo,
I've never heard anyone say, "I don't know, let's Yahoo! it..." just saying...
Sincerely, Google"
oftewel
"Beste Yahoo,
Ik heb nog nooit iemand horen zeggen : "Ik weet het niet, laat ons dat maar eens Yahooën" zomaar
Met vriendelijke groeten, Google"

Volgende week nog eentje
- - - - - - - - - - - - - - - -
Afbeelding van de week :

- - - - - - - - - - - - - - - -
Klik hier als je de .pdf van de tip wil printen