Tip 133 - Afspraken in je Outlook agenda zetten

Ik wou eigenlijk al lang eens een paar tips geven over Office Outlook maar tot nu toe gebruikte ik dat thuis niet. Maar tussen Kerst en Nieuw heb ik mijn goeie oude XP nog maar eens opnieuw geïnstalleerd en dan heb ik maar gelijk besloten om van Outlook Express over te stappen naar Office Outlook. De reden ? Een nogal moeizame migratie van Windows Mail op Vista naar Office Outlook op Windows 7 bij mijn vader. Op Windows 7 bestaat er helemaal geen mail programma meer en moet je eigenlijk online gaan werken of Office Outlook gebruiken. Dus als je nog op XP of Vista zit, Outlook Express of Windows Mail gebruikt en tegelijk Office op de pc hebt, ik zou zeggen, zet nu maar de stap, dat spaart je eventuele ellende als je later wil, of liever, moet overstappen.

Ik wou eigenlijk met een tip voor 'gevorderden' uitpakken, want heel veel mensen gebruiken Office Outlook op 't werk natuurlijk. Maar wat me echter opvalt is dat heel wat mensen thuis soms wel Office Outlook gebruiken voor hun mail, maar dat de agenda compleet genegeerd wordt. Dus, zoals Ivo de Wijs al zei : we moesten maar beginnen bij 't begin.

Vandaag toon ik gewoon hoe je een afspraak in de Outlook Agenda zet én een paar van de mogelijkheden daaromtrent. Een afspraak kan natuurlijk om het even wat zijn : je moet ergens naartoe, een verjaardag, een korte herinnering van iets wat je zeker die dag moet doen, vakantie aanduiden . . .

Als je met je mail bezig bent moet je eens onderaan links kijken, daar zie je de toegang tot je agenda (1). Als je daar op klikt kom je op onderstaand scherm terecht. Je kan je agenda op een aantal mogelijkheden instellen en ik heb die hier op een overzicht per week (2) gezet. Om de afspraak te maken, sleep je gewoon met je muis over de gewenste duurtijd. Zo heb ik zaterdag 2 februari van 10u tot 11.30u aangeduid. Gewoonlijk klik ik dan op Enter.

Zo zie je dat de afspraak, zoals hieronder omkaderd wordt en nu kan je gelijk het onderwerp van de afspraak intikken, nogmaals Enter drukken en klaar is kees. Maar gewoonlijk wil je wel wat meer en daarom druk ik ook hier gewoon nog eens op Enter.

Zo wordt, zoals je hieronder ziet, het detailscherm van onze afspraak geopend. Laten we eens een paar mogelijkheden bekijken. Ik heb hier het veldje uitgeklapt waarmee je kan aangeven of je op voorhand wil verwittigd worden van deze afspraak. Standaard staat dat op 15 minuten maar je kan dit afzetten of je kan er b.v. een volledige dag of zelfs meerdere dagen van maken.

Een volgende mogelijkheid is misschien vooral in kantooromgevingen van belang. Je kan ermee aangeven of dit al een definitieve afspraak is, of je echt bezet bent tijdens die afspraak of dat je je buiten kantoor of in ons geval buitenshuis bevindt ervoor. Ik ga dit voor mijn afspraak op 'Niet aanwezig' zetten. Je ziet dat er nogal wat mogelijkheden zijn en ik ga er nog eentje uitpikken : Categorie. Daarmee kan je kleurtjes toekennen aan een afspraak. Dan zie je in het overzicht in één oogopslag welk type afspraak het is.

De eerste keer dat je erop klik zal je alleen kleuren zien staan. Geen nood, als je dan op zo'n kleur klikt, krijg je de mogelijkheid om de 'naam' aan te passen. Laten we zeggen dat ik de naam in mijn geval omdoop tot 'Bezoek' om aan te geven dat ik ergens naartoe moet.

Je ziet hieronder dat het kleurtje bovenaan tevoorschijn komt en dat mijn 'bezoek' titeltje erin staat. Je kan zelfs meerdere kleuren toekennen aan één afspraak. Zo, wat nu nog ?

Niet vergeten dat je het onderwerp én eventueel de plaats nog moet invullen.

Nu hoeven we enkel nog op Opslaan en sluiten te klikken en we komen terug bij ons algemeen overzicht. Onze afspraak staat er in het aangeduide kleurtje en met een paarsachtige streep ervoor. Deze streep verwijst naar onze 'niet aanwezig' die we eerder aanvinkten. Zo zie je in één oogopslag alle informatie over je afspraak.

In een volgende Outlook tip zal ik het hebben over afspraken voor een hele dag en hoe je daarmee je hele dag kan kleuren. Letterlijk natuurlijk en hopelijk figuurlijk ook een beetje . . .
- - - - - - - - - - - - - - - -

Muziek tijdens schrijven : Kamagurka en de Vlaamse Primitieven - Waar de lampen in de klinken blinken

Dit heb ik nog op plaat en ik denk niet dat het ooit op cd is uitgekomen. Als je Kama kent, dan kan je al raden wat je van zijn muziek mag verwachten. Misschien herinner je je zelfs nog het hilarische nummer : 'Een klein leger, maar een dik leger" . . . het minimum gewicht van de Belgische soldaat, zou 180 kilo moeten zijn. En als ik me goed herinner is dit nummer eigenlijk gebaseerd op echte feiten. Vroeger (voor minister Delcroix) was de legerdienst nog verplicht. Toen Kamagurka soldaat moest worden heeft hij zichzelf uitgehongerd tot hij minder dan 50 kilo woog. Want het minimumgewicht was 50 kilo. Allez, zegt Kama zelf toch. Se non è vero . . .

Bovenaan in de rechter kolom bij 'muziek van de week' kan je telkens een nummer beluisteren van de muziektip.
- - - - - - - - - - - - - - - -
Boek van de week :
Kader Abdolah - De Kraai  
Wat heeft die man toch een prachtige stijl. Het verbaast mij iedere keer weer hoe een niet Nederlandstalige tot een van onze beste schrijvers is kunnen uitgroeien.
Blij dat hij geen asiel aangevraagd heeft in Amerika. Al zou hij anders nu allicht wereldberoemd zijn. Zo'n talent !

- - - - - - - - - - - - - - - -
Citaat van de week :
"Mensen maken zich zo druk om wat ze eten tussen kerst en nieuwjaar, maar waar ze zich werkelijk druk om zouden moeten maken is wat ze eten tussen nieuwjaar en kerst" Anoniem
- - - - - - - - - - - - - - - -

Afbeelding van de week :
Waar is de tijd ? Nee 't is geen bekende maar de 'nostalgie' komt toch een beetje boven.

- - - - - - - - - - - - - - - -

Klik hier als je de .pdf van de tip wil printen