Tip 11 : Kolommen sorteren in Excel

Hier komt dan mijn tweede tip op aanvraag. De vraag : "Hoe kun je bij excel als je woorden in een kolom staan en die wil ik op alfabet zetten. Hoe moet ik dat doen ? Ik heb Office 2007" (Jack). Wel, Jack, we gaan dit eens wat nader bekijken. Ik geef als voorbeeldje een lijstje met namen en nog wat andere gegevens. Hieronder zie je daar een afbeelding van. (Tussen haakjes : voor de puzzelaars, laat me maar eens weten wie of wat dit lijstje moet voorstellen !)

Nu is rangschikken of sorteren op b.v. naam eigenlijk niet zo moeilijk. Je selecteert eerst bovenaan de kolom. In ons geval ga je met je pijltje naar de letter D bovenaan de kolom en je klikt erop. Dit is dan het resultaat.

De kolom staat aangeduid. Om te sorteren klik je bovenaan de menu-balk op Gegevens en daarna op Sorteren.

Dan krijg je het volgende vensterje voorgeschoteld.

En laten we nu eerst maar eens tonen hoe het niet moet. We duiden, zoals hierboven Doorgaan met de huidige selectie aan. Want we willen toch sorteren op familienaam, niet ?
En hier zie je dan het resultaat.


Oei, toch precies niet wat we willen. Alleen de kolom met de familienamen is gesorteerd en al de rest is gewoon blijven staan. En we willen toch niet iedereen een andere voornaam geven. En nog iets : mijn titel is ook mee gesorteerd. Die moet natuurlijk bovenaan blijven staan.
Opnieuw dus. We drukken weer op Sorteren en kiezen nu voor de eerste optie De selectie uitbreiden. Dit wil namelijk zeggen dat we alle gegevens op dezelfde lijn mee verhuizen. En dat is toch wat we willen. We krijgen nu normaal eerst nog een ander scherm, dat er zo uit ziet.

Klik op afbeelding voor grotere versie in nieuw venster

Waar moet je op letten : bij sorteren op moet je kiezen voor Familienaam. Wil je nog verder sorteren binnen familienaam (een lijst van je eigen familie b.v.) dan klik je op Niveau toevoegen en dan kun je als tweede op Voornaam sorteren binnen dezelfde Familienamen. Let er ook even op dat ik een vinkje heb gezet voor De gegevens bevatten kopteksten. Dit is krakkemikkig Nederlands om aan te geven dat je een titellijn hebt. Die zal nu niet mee gesorteerd worden en bovenaan blijven staan. En hier heb je dan het uiteindelijk resultaat.



Naam, voornaam, taal en jaartal blijven nu mooi bij elkaar ! En de titel staat nog altijd bovenaan ! Mission Accomplished !

- - - - - - - - - - - - - - -
Muziek tijdens schrijven : Depeche Mode - The Best of - Volume 1. Ik ben - of was - geen al te grote fan, maar toen hoorde ik per ongeluk eens een live versie van 'Walking in my shoes' en ik was eigenlijk wel verkocht. Het is die versie die je in 'Muziek van de week' kan beluisteren.


- - - - - - - - - - - - - - -
Klik hier als je de .pdf van de tip wil printen